Digitaalisen palvelun kehittämisessä asiakkaan tärkein tehtävä on priorisointi

Yksi asia on varmaa. Kun kehitetään, halutaan onnistua. Olen osallistunut viimeisen 8,5 vuoden aikana  satojen verkkosivustojen tai digitaalisten palvelujen kehittämiseen eri rooleissa. Osa projekteista on ollut isoja, osa pieniä. Jokaisessa projektissa on ollut vahva yhdistävä halu ja tavoite onnistua. Aina niin ei ole käynyt ja joskus se on ollut vaikea määrittää. Mitä pitäisi tehdä toisin, että projektin jälkeen voidaan hyvillä mielin todeta päästiinkö maaliin?

Usein uuden palvelun suunnitteluun tai olemassa olevan palvelun optimointiin on organisaatioissa tehty taustatyötä ennen työhön ryhtymistä - on syntynyt vähintään henkilökohtaisesta kokemuksesta toiveita, on määritetty vaatimuksia tai tehty asiakastutkimusta. On syntynyt käsitys tarpeesta ja tarvittavasta työstä. 

Kun asiakkaan kanssa näitä tarpeita lähdetään sparraamaan työpajoissa, usein lähtötilanteessa listalla on monen tyyppisiä erilaisia asioita, joita halutaan edistää. Samoin usein resurssien ollessa rajalliset kaikkia visioita tai yksityiskohtia ei välttämättä pystytä toteuttamaan, vaikka tahdottaisiinkin. Pitäisi pystyä päättämään, mitkä asiat tehdään ennen muita.

Priorisointi on usein kuitenkin erittäin hankalaa. Jos ollaan edetty niin pitkälle, että puhutaan kehittämisestä tehtävätasolla, saattaa kokonaisuuden hallinta unohtua ja on vaikea nähdä yksittäisten tehtävien vaikutuksia kokonaisuuteen. Voi olla vaikea siirtää itselle tärkeitä tehtäviä seuraaviin kehitysjaksoihin. Voi olla useita hyödynsaajia, joilla hankkeessa on erilaiset intressit. 

Priorisointi on helpoin tapa tuottaa laatua kehitysprojektissa. Se ohjaa kehitystyöhön osallistujien huomion oikeisiin asioihin. Kehitystyön onnistumista ja vaikutuksia on myös huomattavasti helpompi mitata, kun tiedetään mikä työssä oli tärkeintä.

Usein, jos yksittäisten asioiden nostaminen toisten edelle on vaikeaa voidaan projektin sisällä määrittää painopisteitä. Uuden palvelun kehittämisessä voidaan esimerkiksi suunnitteluvaiheessa määrittää, että painopisteet ovat vaikkapa markkinointi- tai asiointiominaisuuksissa. Jolloin suunnittelussa ja toteutuksessa keskitytään erityisesti tuottamaan ratkaisuja ja laatua painopistealueen ominaisuuksiin.

Yksi menetelmä mitä itse käytän projektin alkuvaiheen suunnittelutyöpajoissa on suunnittelutehtävien nimeäminen. Työpajojen alussa fläpille tai seinälle varataan tila, johon päivän aikana voidaan sparrauksen ja työskentelyn lomassa nostaa suunnittelutehtäviä - aiheita, jotka halutaan liputtaa erityistä suunnittelutyötä vaativiksi.

Usein työpajojen aikana jäädään jumiin jonkin yksittäisen asian ratkaisemiseen. Sillä hetkellä tiedot eivät riitä hahmottamaan asiaa, puuttuu näkemystä tai kokemusta aiheesta. Silloin helpoin tapa on nostaa asia suunnittelutehtäväksi. Suunnittelutehtäväksi on hyvä nostaa myös strategisesti tärkeiksi koettuja aiheita, joiden suunnitteluun käyttää enemmän aikaa ja huomiota. 

Suunnittelutehtävät ja painopisteet ovat yksinkertaisia keinoja priorisoida projektissa tehtävää työtä. Niiden avulla varmistetaan, että resursseja käytetään oikeisiin asioihin. Samalla varmistetaan, että suunnitelmat painottuvat keskeisiin ratkaisua vaativiin asioihin ja mahdollisesti tätä kautta myös onnistumista on helpompi havainnoida ja mitata.